ビジネスをするならビジネスメールの基本を押さえよう

私のところには、起業をしている、若しくはこれから起業をしたい女性がきます。ビジネスをしたいのに、主婦感覚が抜けず、友達へのメールの使い方から抜け出していない人がいる。ダメなメールを送った時点で「仕事ができない人」になってしまいます。「だから主婦は」と言われないように、ビジネスメールの基本を押さえておきましょう。

ビジネスで使うメールの基本

携帯キャリアメールは使わない

ビジネスで使うなら、docomo、softbank、ezwebなど、携帯キャリアメールを使うのはやめましょう。パソコンからのメールが届かない可能性が高い。また、キャリアメールにはできることに限りがあります。これから書くこともキャリアメールを利用しているから、わからない、やってしまうのかもしれません。
 
ビジネス専用のパソコンメールアドレスを作り、スマホでもそのメールアドレスを使うようにしましょう。

差出人の設定をする

キャリアメールなら、アドレス帳に登録しておけば、誰からきたメールなのか、アドレス帳から情報を引っ張って表示してくれます。メールをくれたのが誰だかわかりますよね。相手がGmailなど使っている場合、送信側で設定をしておかないと、メールアドレスだけが表示され、誰からのメールなのかわかりません。差出人の設定はしておきましょう。
Gmailの差出人の設定方法はこちらに書いてありますのでご覧ください。

 

署名を入れる

ビジネスメールは、メールの最後にフッターを入れます。社名や住所、電話番号、サイトのアドレスなどが入ったフッターを作り、自分から送信する始まりのメールには必ず入れましょう。誰だか忘れられている場合もサイトのアドレスが入っていると思い出してもらえます。初めてのコンタクトする方にも、どんな仕事をしている人か、事前にサイトで確認してもらえますね。

件名には用件を入れ、最後まで変更しない

メールの件名は、何について書いてあるかわかるようにします。主婦がよくやる「こんにちは」という件名はNG。「〇月〇日のセミナーについて」などにしてください。

また、私がメールに返信すると、件名を「ありがとうございます」など変更する方がいるのですが、何人もとメールでやり取りをしていると、件名が変わるだけで何の話かわからなくなるので、件名は変更せずに続けましょう。

1用件1メール

「〇月〇日のセミナー件」のメールなら、他の内容は入れません。別件があれば別メールにしましょう。件名とは違う内容を入れてしまうと、あとから「どのメールに書いてあったっけ」と探しても見つけることは困難です。1用件1メールにし、あとから探すときにわかりやすいようにしましょう。

TO、CC、BCCを使い分ける

メールアドレスは個人情報です。知らない人と一斉送信されて嫌な思いをしたことがありませんか?メールには、TO、CC、BCCとありますので用途によって使い分けてください。

  • TOは普通にメールアドレスが表示される送り方。1人に向けてだけではなく複数の友人に送るときにも使います。
  •  CCはカーボンコピーの略で、TOで送る人以外の人に、念のため見ておいて欲しいときなどに使います。
  • BCCはブラインドカーボンコピーの略で、一斉送信の際、受信者に他の人のメールアドレスが表示されません。

それまで交わしたやり取りは消さない

ビジネスメールでは、それまでの履歴は消しません。消してしまうと返信がきたときに「これは何の話だっけ?」になりますよね。また、履歴を残しておけば、あとから見て「あ、こういう経緯で決まったんだった」と確認することができます。

相手の方は あなたとだけメールを交わしているのではないということ。どんなに長くなっても、それまで交わしたやり取りは消さないようにしましょう。

ビジネスメールも相手への思いやり

ビジネスメールも相手のことを思いやることが基本。これまで書いてきた項目を読み「これはキャリアメールではできない」と分かった人もいると思います。キャリアメールを使わないことも、相手への思いやりです。
 
仕事で使うビジネスメールが異様にメールが長い、仕事と関係ないことが長々と書いてある時点で「仕事ができない人」になります。件名に合った内容で、要点を簡潔に書きましょう。
 
メールを読む時間、返信をする時間は、相手の時間を奪っていることになります。メール相談を受け付けている場合は別ですが、そうでないなら、アポを取るためのメールにしましょうね。
 
ビジネスメールは友達とのメールとは違います。基本は押さえておかないと、ビジネス人と認められず仕事を依頼されません。主婦の常識は通用しませんよ。ビジネスメールの基本は押さえておきましょう。

ABOUTこの記事をかいた人

増田 恵美

【学芸会で終わらないビジネスを作る】をモットーに、セミナー講師、コンサルタントとして活動中。Webを使った集客、検索に強いサイト作りを得意としている。女性心理のツボを突く集客で好評をいただいております。